Guia Completo para Mapeamento de Operações com Dados Pessoais
O mapeamento de operações com dados pessoais é uma etapa essencial para qualquer organização que busca estabelecer uma gestão eficaz dos dados, garantir a conformidade com a LGPD, e proteger as informações de clientes, funcionários e outros titulares. Este artigo oferece um guia detalhado sobre como realizar esse mapeamento e os benefícios que ele proporciona.
O mapeamento de dados envolve a identificação de todas as etapas do Ciclo de Vida dos Dados dentro de uma organização. Isso inclui a coleta, armazenamento, compartilhamento, atualização e exclusão de dados pessoais.
Mapeando essas operações, as empresas conseguem visualizar como os dados são manipulados e onde existem riscos ou inconformidades.
Etapas do Mapeamento de Operações com Dados Pessoais: o primeiro passo é identificar a área e operação que será analisada, por exemplo: área comercial, operação de vendas. Aí é só seguir as etapas abaixo:
- Coleta de Dados
Identifique como os dados pessoais são coletados, por exemplo, através de formulários online, arquivos físicos, chats. Registre o tipo de dados coletados (nome, e-mail, CPF, etc.) e a finalidade (ex.: inscrição em newsletters).
- Armazenamento
Determine onde e como os dados são armazenados. Isso inclui bancos de dados digitais e arquivos físicos. Avalie as medidas de segurança implantadas para proteger esses dados, como criptografias e controles de acesso restritos.
- Compartilhamento de Dados
Descreva com quem os dados são compartilhados, sejam parceiros comerciais ou serviços de nuvem. Certifique-se de que há acordos de confidencialidade para proteger as informações. O compartilhamento se refere à pessoas físicas ou jurídicas externas, as transmissões de dados que ocorrem internamento na organização, não configuram compartilhamento de dados pessoais.
- Atualização e Correção de Dados
Estabeleça processos para manter os dados precisos e atualizados. Destaque a importância de corrigir ou atualizar dados mediante solicitação do titular. Estes processos podem ser bem simples, como por exemplo, disponibilizar um e-mail para esta finalidade, como mais sofisticados, mediante sistemas automatizados.
- Eliminação de Dados
Defina diretrizes para a exclusão segura de dados uma vez atingida a finalidade. Lembre-se que a Lei 13.709/18 – LGPD, prevê exceções, nas quais a organização poderá manter os dados. Implemente práticas de destruição segura para evitar vazamentos.
Para cada etapa de processamento de dados, é crucial implementar medidas de segurança robustas. Isso inclui o uso de software antivírus atualizado, treinamento da equipe, e políticas de acesso restrito. Certifique-se de que todas as operações são legalmente justificadas com uma base jurídica clara.
O mapeamento de operações com dados pessoais não é apenas um requisito legal e regulatório, mas uma prática de gestão de riscos fundamental para qualquer empresa moderna e que aspira o crescimento sustentável. Ele proporciona a visão necessária para garantir a proteção dos dados que a organização manipula e solidifica a confiabilidade junto a clientes e ao mercado como um todo. Organizações que aderem ao mapeamento de dados frequentemente descobrem benefícios de eficiência e segurança que elevam seu grau de competitividade.
